Access-database vervangen

Herkenbaar?

Veel bedrijven draaien al jaren op een Access-database. Vaak gebouwd door iemand die er handig in was, en uitgegroeid tot het systeem waar de orders, de planning of de klantgegevens in staan. Het werkt, tot het niet meer werkt:

• Alleen één collega, of een oud-collega, weet nog hoe het in elkaar zit.
• Het bestand staat op een netwerkschijf en gaat soms stuk als meerdere mensen tegelijk werken.
• Het wordt trager naarmate er meer gegevens in komen, en een Access-bestand kan niet groter worden dan 2 GB.
• Na een update van Windows of Office werkt een formulier of macro ineens niet meer.
• U wilt er vanaf een andere locatie, een tablet of een telefoon bij, en dat lukt niet.

Waarom vervangen lastig is

De gegevens overzetten is meestal het makkelijke deel. Het lastige zit in wat de database met die gegevens doet. Die logica zit verspreid over query's, formulieren, rapporten en VBA-code, vaak met uitzonderingen die er in de loop der jaren bij zijn gekomen. Een korting die alleen voor één klant geldt, een berekening die anders afrondt, een rapport dat net iets anders telt dan u zou verwachten.

Wie de database opnieuw bouwt zonder die regels eerst vast te leggen, krijgt software die er goed uitziet, maar andere uitkomsten geeft. En die verschillen merkt u pas als een klant belt over een factuur.

Hoe ik het aanpak

Eerst inventariseren. Welke tabellen, query's, formulieren, rapporten en code zijn er, en wat wordt er nog echt gebruikt? Vaak blijkt een deel overbodig, en dat hoeft dan ook niet mee.

Vastleggen wat goed is. De uitkomsten van uw huidige database, zoals rapporten, totalen en berekeningen, worden de maatstaf waar de nieuwe software aan moet voldoen.

De nieuwe software bouwen. Als webapplicatie wanneer meerdere mensen of locaties ermee werken, of als desktopapplicatie wanneer alles op één plek blijft. De gegevens komen in een echte database die geschikt is voor gelijktijdig gebruik.

Omzetten en vergelijken. Uw gegevens worden overgezet terwijl het origineel bewaard blijft. Daarna worden dezelfde rapporten en berekeningen met de nieuwe software gemaakt en vergeleken. Elk verschil wordt uitgezocht en verklaard voordat u overstapt.

Zo heb ik ook mijn eigen administratie overgezet, met elke factuur sinds 2015 opnieuw berekend. Lees het praktijkvoorbeeld.

Niet altijd meteen nodig

Soms is vervangen nog niet nodig. Een Access-database die door één of twee mensen wordt gebruikt en goed wordt geback-upt, kan nog jaren mee. Soms helpt het al om de gegevens naar een aparte database te verplaatsen en Access alleen als scherm te gebruiken. Als dat in uw situatie het verstandigste is, zeg ik dat ook.

Wat kost het?

Dat hangt af van de omvang van de database en wat er aan logica in zit. Een eenvoudige database met een paar formulieren is een ander project dan een systeem met honderden query's en jaren aan maatwerk. Na een eerste gesprek en een blik op de database krijgt u een heldere offerte, zonder verborgen kosten.