Software­leverancier gestopt?

Geen paniek, wel haast

Software stopt meestal niet op de dag dat de leverancier stopt. Wat wel verdwijnt, is degene die het oplost als er iets misgaat. Een update van Windows, een verlopen certificaat of een server die uitvalt, en u staat stil zonder dat iemand weet hoe het weer aan de praat moet. Hoe eerder u een paar dingen regelt, hoe meer opties u overhoudt.

Wat u nu eerst regelt

• Uw gegevens veiligstellen. Zoek uit waar de database staat en zorg dat er een recente back-up is die u zelf in handen heeft, los van de software.
• Nagaan wat er op naam van de leverancier staat. Servers, hosting, domeinnamen en licenties staan soms op naam van de leverancier. Worden die rekeningen niet meer betaald, dan kan het systeem ineens offline gaan.
• Uw contract erbij pakken. Staat er iets in over de broncode, bijvoorbeeld een escrowregeling? Is de leverancier failliet, dan is de curator het aanspreekpunt voor wat er nog van het bedrijf over is.
• Vastleggen hoe het nu werkt. Wie gebruikt de software, waarvoor, en welke koppelingen zijn er met andere systemen? Die kennis zit vaak in een paar hoofden.

Uw opties

Blijven gebruiken, met beheersbare risico's. Werkt de software goed en verandert er weinig, dan kan het verstandig zijn er nog een tijd mee door te gaan. Mits de gegevens veilig zijn en u weet wat u doet als het misgaat.

Het onderhoud laten overnemen. Heeft u de broncode, dan kan een andere ontwikkelaar die overnemen. Ik kan beoordelen in wat voor staat die code is en of overnemen verstandig is, of dat u er op termijn meer aan kwijt bent dan aan vervangen.

Vervangen. Ook zonder broncode is dat mogelijk. De gegevens zijn bijna altijd uit de database te halen, en wat de software ermee doet, is af te leiden uit hoe hij zich gedraagt: welke uitkomsten bij welke invoer. Dat wordt de maatstaf waar de nieuwe software aan moet voldoen.

Vervangen zonder sprong in het diepe

Als vervangen de beste optie is, leg ik eerst vast wat uw huidige software doet, inclusief de uitzonderingen. Daarna bouw ik de nieuwe software, zet ik uw gegevens om met het origineel bewaard, en vergelijk ik de uitkomsten. Elk verschil wordt verklaard voordat u overstapt.

Zo heb ik ook een applicatie met de volledige administratie sinds 2015 vervangen, met 503 facturen en 46 btw-aangiftes opnieuw berekend en gecontroleerd. Lees het praktijkvoorbeeld.

Liever voorkomen?

Is uw leverancier er nog, maar maakt u zich zorgen over hoe afhankelijk u bent? Dan kijk ik vooraf mee: kunt u bij uw eigen gegevens, wie bezit de broncode, en wat staat er in uw contract als de leverancier stopt? Een paar afspraken nu kunnen later veel problemen schelen.