Van agenda naar betaalverzoek
Maandelijkse facturatie voor Awarance, een ambulante paardenpraktijk. De afspraken staan al in de agenda, dus de rekeningen komen daar ook vandaan.
De situatie
Awarance is een ambulante paardenpraktijk en rijdt dagelijks langs stallen en particulieren. Alle afspraken staan in een gedeelde online agenda. Aan het eind van de maand moet daaruit per klant een rekening komen: welke afspraken, welke behandelingen en middelen, en de voorrijkosten.
Die afspraken zijn vrij getypt, zoals "Sjors + Duco Verhoeven" of "Stal De Hoefslag: Luna". Soms staat er de naam van de eigenaar in, soms alleen die van het paard, en een pensionstal betaalt soms de voorrijkosten van de paarden die er staan. Een eerdere applicatie hield klanten en paarden al bij, maar rekeningen, producten en betaalverzoeken werden nergens bewaard.
De aanpak
Afspraken herkennen, en vragen bij twijfel. Klanten en paarden hebben trefwoorden. De software haalt de afspraken van een periode op en koppelt ze aan klant en paard, ongeacht hoofdletters, accenten of leestekens. Past een afspraak bij meer dan één klant, of bij niemand, dan vraagt de software het. Een eerdere keuze voor dezelfde afspraak wordt voorgesteld, maar nooit stilzwijgend toegepast.
Voorrijkosten volgens de afspraken. Eén keer per betalende klant per dag, ook als er meerdere paarden worden behandeld. Betaalt een stal de voorrijkosten van een stalgenoot, dan komen ze op de rekening van de stal.
Producten uit een eigen prijslijst. Behandelingen en middelen worden met één klik toegevoegd. Naam en prijs worden op de rekening vastgelegd, zodat een latere prijswijziging oude rekeningen niet verandert.
Eén betaallink per klant. Per klant wordt een betaalverzoek gemaakt via Mollie, met een kant-en-klaar bericht voor WhatsApp of e-mail. Wordt een rekening daarna nog aangepast, dan trekt de software de oude link in, zodat de klant niet alsnog het oude bedrag betaalt.
Op elk scherm bruikbaar. De indeling past zich aan de breedte van het venster aan: op een groot scherm alles naast elkaar, op een smal scherm één kolom met een balk onderin en knoppen die groot genoeg zijn voor een vinger.
Elke maand blijft bewaard. Een maand kan later worden voortgezet of opnieuw uit de agenda worden opgehaald, waarbij keuzes die met de hand zijn gemaakt blijven staan, en worden geëxporteerd naar Excel.
Zorgvuldig met bestaande gegevens
Bij de eerste start neemt de software de klanten en paarden uit de eerdere applicatie over, en het origineel blijft onaangeroerd. Voordat een nieuwe versie de opbouw van de database bijwerkt, maakt de software eerst een volledige kopie. Elke zo'n wijziging is vooraf getest op een geanonimiseerde kopie van de echte gegevens.
Wat bij elkaar hoort, wordt in één keer opgeslagen: een nieuwe klant met zijn paarden, of een nieuwe maand met al zijn afspraken. Gaat er halverwege iets mis, dan blijft er niets half achter. Bedragen worden in hele centen bewaard, zodat er nergens afrondingsverschillen kunnen ontstaan.
Wat dit voor u betekent
Veel handwerk zit tussen twee systemen in: een agenda en een betaalsysteem, een webshop en de boekhouding, een spreadsheet en een portaal. Ik bouw software die die gegevens ophaalt, aanvult waar dat zeker kan, en het aan u vraagt waar dat niet kan. Zo houdt u zelf de controle, zonder het overtypen.
Nog een praktijkvoorbeeld Verouderde software vervangen, met bewijs Een boekhoudapplicatie met de volledige administratie sinds 2015 overgezet, en elke berekening opnieuw gecontroleerd. Lees het praktijkvoorbeeld