Verouderde software vervangen, met bewijs
Een bedrijfsapplicatie met ruim tien jaar boekhouding overgezet naar nieuwe software. Niet met de belofte dat alles klopt, maar met het bewijs.
De situatie
Mijn eigen bedrijf draaide jarenlang op een boekhoudapplicatie die ik zelf had gebouwd op een bedrijfsframework dat zijn beste tijd had gehad. De applicatie bevatte de volledige administratie sinds 2015: ruim vijfhonderd facturen, alle btw-aangiftes, afschrijvingen, jaarafsluitingen en bankafschriften.
Het werkte nog, maar het framework raakte verouderd en elke aanpassing werd lastiger. Herkenbaar voor veel bedrijven: software die ooit precies paste, waarvan niemand meer goed weet hoe die werkt, en die toch elke dag gebruikt wordt.
Het risico
Bij een financiële administratie is "het lijkt te kloppen" niet genoeg. Eén verkeerd afgeronde cent in een btw-berekening, een factuur die net anders wordt opgeteld of een saldo dat niet aansluit, en de boeken kloppen niet meer. Juist die verschillen ziet u niet door de nieuwe software even te bekijken.
De aanpak
Eerst vastleggen wat "goed" is. Alle berekeningen van de oude applicatie zijn exact nagebouwd, tot en met de afrondingen. De oude administratie diende als maatstaf.
De gegevens omzetten, zonder iets te verliezen. De nieuwe applicatie zet de oude database pas om na bevestiging, en bewaart het origineel ernaast. Bestaande gegevens worden nooit stilzwijgend aangepast.
Alles opnieuw berekenen en vergelijken. Elke factuur en elke btw-aangifte is met de nieuwe software opnieuw berekend en vergeleken met wat er was opgeslagen. Die controles draaien automatisch na elke wijziging, op een geanonimiseerde kopie van de echte administratie.
Elk verschil verklaren. Waar de uitkomst afwijkt, is uitgezocht waarom, voordat de nieuwe software in gebruik ging.
Bij de bouw is AI ingezet om sneller te werken. Juist daarom is niets op vertrouwen aangenomen: elke berekening is gecontroleerd tegen de echte gegevens.
Het resultaat
Bij één factuur kwam een afrondingsfout van de oude applicatie boven: een cent met het verkeerde teken. Die is gecorrigeerd en vastgelegd. Alle andere facturen kwamen precies overeen.
Acht btw-aangiftes, uit 2015 tot en met 2018, wijken af van wat destijds is ingediend. De eerste versie van de oude applicatie rondde de voorbelasting naar beneden af, terwijl de Belastingdienst toestaat in uw eigen voordeel af te ronden: voorbelasting naar boven, de btw die u in rekening brengt naar beneden. De nieuwe software rondt wel in uw voordeel af. Die jaren zijn afgesloten; de verschillen zijn vastgelegd en er is niets met terugwerkende kracht aangepast.
De administratie draait inmiddels volledig op de nieuwe software. De eerste btw-aangifte daaruit is gecontroleerd tegen de werkelijke cijfers en ingediend.
De nieuwe software
Een desktopapplicatie die zonder internet werkt, met de administratie in één bestand op de eigen computer. Verkoop- en inkoopfacturen, bankafschriften, btw-aangiftes, afschrijvingen en de jaarafsluiting zitten erin, net als in de oude applicatie. Wat er nieuw bij kwam, is gekozen omdat het dagelijks werk scheelt.
Een bankafschrift inlezen levert per transactie een voorstel op: welke factuur er wordt betaald, of op welke rekening een betaling hoort. Wat zeker is, boekt u in één keer; de rest handelt u per transactie af.
Wat dit voor u betekent
Draait uw bedrijf op software die verouderd is, niet meer wordt ondersteund of die alleen één persoon nog begrijpt? Dan hoeft vervangen geen sprong in het diepe te zijn. Ik werk op dezelfde manier: eerst vastleggen wat uw huidige software doet, dan vervangen, en aantonen dat uw gegevens en uitkomsten gelijk blijven. Waar ze afwijken, weet u precies waarom.
Nog een praktijkvoorbeeld Maandelijkse facturatie voor Awarance Van agenda tot betaalverzoek: afspraken worden herkend, voorrijkosten berekend en elke klant krijgt een betaallink. Lees het praktijkvoorbeeld