Excel vervangen door software
Begonnen als handig lijstje, nu het hart van uw planning, calculatie of administratie. Ik zet het om naar software die past, en toon aan dat de uitkomsten gelijk blijven.
Herkenbaar?
Excel is ideaal om snel iets op te zetten. Daardoor groeit een spreadsheet ongemerkt uit tot iets waar het bedrijf op draait: de offertes, de planning, de voorraad of de urenregistratie. Dan beginnen de problemen:
- Er zijn meerdere versies in omloop, en niemand weet zeker welke de juiste is.
- Een formule is per ongeluk overschreven, en dat merkte pas iemand weken later.
- Gegevens worden met de hand overgetypt of gekopieerd tussen bestanden, of naar de boekhouding.
- Er kan maar één persoon tegelijk in werken, of het bestand wordt traag.
- Niet te zien wie wat heeft gewijzigd, of wat er vorige maand in stond.
De spreadsheet is de specificatie
Het voordeel van een spreadsheet: alles wat het doet, staat er al in. Elke formule, elke uitzondering en elk tabblad vertelt hoe uw bedrijf rekent. Dat maakt het een goede basis voor nieuwe software, mits die regels eerst zorgvuldig worden vastgelegd.
Ik neem de uitkomsten van uw huidige spreadsheet als maatstaf. De nieuwe software moet met dezelfde invoer dezelfde uitkomsten geven. Waar dat niet zo is, wordt uitgezocht waarom.
Het komt voor dat die vergelijking een fout in het oude bestand blootlegt: een formule die een rij overslaat, of een verwijzing naar de verkeerde cel. Dan hoort u dat, en beslist u hoe het verder moet. In mijn eigen administratie kwam zo een afrondingsfout van één cent boven. Lees het praktijkvoorbeeld.
Wat u ervoor terugkrijgt
- Eén plek voor de gegevens, waar meerdere mensen tegelijk in kunnen werken.
- Berekeningen die niet per ongeluk overschreven kunnen worden.
- Controle bij de invoer, zodat fouten niet pas achteraf opvallen.
- Koppelingen met andere systemen in plaats van overtypen, zoals uw agenda, boekhouding of betaalprovider.
- Export naar Excel blijft mogelijk, voor wie er toch even in wil rekenen.
Hoe dat eruit kan zien, ziet u in het praktijkvoorbeeld van Awarance: afspraken uit de agenda worden herkend, aangevuld met voorrijkosten en producten, en elke klant krijgt een betaallink.
Niet elke spreadsheet hoeft software te worden
Werkt één persoon ermee, staat er weinig op het spel en gaat het goed? Dan is Excel vaak prima, en is een betere opzet of een paar beveiligde cellen genoeg. Ik zeg u eerlijk wanneer maatwerk de moeite waard is, en wanneer niet.